Solo UNA cosa (2013) los ayudará a descubrir su meta más importante y les brindará herramientas para asegurarse de usar su tiempo en forma productiva para alcanzarla. El libro revela que muchas de las máximas que aceptamos como buenas prácticas en realidad son mitos que solo impiden nuestro progreso. También ofrece consejos sobre cómo vivir la vida teniendo prioridades, un propósito y productividad, sin provocar el desequilibrio de los demás aspectos, porque esta es la forma de realizar el tipo de trabajo enfocado que conduce al gran éxito.
No pensar en grande puede limitar sus oportunidades.
Cuando Arthur Guinness estableció su primera fábrica de cerveza, estaba claro que tenía planes más ambiciosos que producir unos cuantos barriles de cerveza negra. Firmó un contrato de alquiler del edificio por 9,000 años. Del mismo modo, cuando J. K. Rowling concibió la idea de Harry Potter, imaginó siete libros sobre la vida en Hogwarts antes de escribir siquiera el primer capítulo del primero de ellos. Ambas personas llegaron a tener un éxito extraordinario, en gran parte porque no temían pensar en grande, empezar con una gran visión del éxito antes de comenzar a trabajar para conseguirlo. Es difícil imaginar que habrían alcanzado un éxito tan grande si no hubieran pensado en grande desde el principio. Sin embargo, para la mayoría de la gente, la idea de grandes ideas o grandes logros resulta desalentadora y se asocia con sensaciones negativas, como sentirse abrumado e intimidado. Estos pensamientos negativos a menudo impiden que la gente piense en grande.
Cuando no pensamos en grande y permitimos que estas asociaciones negativas nos dominen, nuestro pensamiento se encoge y minimizamos nuestras perspectivas. Limitamos activamente nuestros logros potenciales, condenándonos a la mediocridad. Pensemos en la ciencia y en cuántos de sus avances se habrían estancado si alguien no se hubiera atrevido a pensar en posibilidades antes inimaginables, como que el ser humano pudiera respirar bajo el agua, volar por el aire o explorar el espacio. La historia nos dice que hemos fracasado a la hora de estimar nuestros límites, así que no debemos dejar que las limitaciones que percibimos restringan nuestras aspiraciones.
El éxito requiere acción y la acción requiere pensamiento. Pero para conseguir resultados extraordinarios, nuestras acciones tienen que basarse en primer lugar en un gran pensamiento. No pensar en grande puede limitar sus oportunidades.
Prioricen sus tareas: no todas son igual de importantes.
La mayoría de la gente, de vez en cuando, hace listas de cosas por hacer para controlar todas las tareas que tiene que realizar, pero una vez que tenemos a mano la lista, ¿cómo decidimos en cuál de esas tareas vamos a trabajar primero? ¿Empiezan por las que demandan más tiempo o van tachando primero las tareas más sencillas? ¿Tal vez simplemente trabajan en ellas en el orden en que fueron escritas?
Estos enfoques no tienen en cuenta un punto clave. No todos los elementos de la lista son igual de importantes. De hecho, es probable que sólo unos pocos tengan un impacto profundo y por lo tanto hay que darles la máxima prioridad. Esta conclusión se puede extraer del trabajo de Joseph M. Duran, pionero de la gestión del control de calidad. Mientras trabajaba para General Motors, descubrió que la mayoría de los defectos de sus automóviles procedían de unas pocas fallas de producción. Estaba claro que solucionar esas fallas debía ser su máxima prioridad.
Duran bautizó su hallazgo como «Principio de Pareto», en honor a un economista italiano, Vilfredo Pareto, que redactó un modelo de distribución de la riqueza y la renta en la Italia del siglo XIX. En el modelo, Pareto demostró que el 80% de la tierra estaba en manos del 20% de las personas. Duran había observado que estas proporciones coincidían con las suyas. El 80% de los defectos procedía de sólo el 20% de las fallas. También se dio cuenta de que este principio del 80-20 puede ser, de hecho, una ley universal. El 80% de los resultados o productos se obtiene siempre con el 20% del trabajo o los insumos.
Las implicancias de este principio son claras. Las tareas de su lista no son igual de importantes. Apenas un pequeño número de ellas contribuirá en mayor medida a su éxito. Prioricen sus tareas para concentrarse en las que lograrán la mayor proporción de resultados.
Plantearse la «pregunta enfocada» los ayudará a priorizar, crear tareas fáciles de concretar y alcanzar sus objetivos.
Sobre el tema del éxito, Mark Twain dijo una vez, «El secreto para salir adelante es empezar. El secreto para empezar es dividir las complejas y abrumadoras tareas en pequeñas tareas manejables y empezar por la primera». Este es un gran consejo, pero saber a dónde quieren ir y cuál debería ser la primera tarea para llegar allí puede resultar difícil.
Ante este enigma, es útil plantearse la pregunta enfocada, una pregunta diseñada específicamente para ayudarlos a identificar tanto el lugar al que quieren ir como la forma de iniciar el viaje. ¿Cuál es esa única cosa que puedo hacer de tal manera que al hacerla todo lo demás será más fácil o innecesario? Esta pregunta puede formularse en dos niveles, cada uno de los cuales tiene su propia función. En primer lugar, a nivel macro, la pregunta enfocada puede ayudarlos a ver la perspectiva global e identificar su objetivo, solo una cosa que quieren hacer y lograr en la vida. Por ejemplo, en este caso, su única cosa podría ser su objetivo profesional general. En segundo lugar, en un nivel más práctico y a corto plazo, la pregunta enfocada les brinda un pequeño enfoque que les permitirá priorizar sus opciones inmediatas y seleccionar la tarea más eficaz para empezar.
Aquí busquen solo una cosa que pueden hacer ahora mismo, por ejemplo, realizar esa llamada telefónica. El primer nivel consiste en encontrar la dirección apropiada en la vida. El segundo, en elegir la acción correcta. Formularse repetidamente la pregunta enfocada no solo los mantendrá orientados hacia su objetivo, sino que les proporcionará pasos concretos que se organizarán unos tras otros y generarán progreso e impulso. Sigan haciéndose la pregunta y quién sabe lo que puedan conseguir.
El secreto de una vida disciplinada es la formación secuencial de hábitos.
Cuando pensamos en alguien tan exitoso como Bill Gates, solemos atribuir su fenomenal éxito al extraordinario autocontrol que le permitió aprender a programar computadoras en sus años de formación. Este nivel de disciplina parece un objetivo inalcanzable. ¿Cómo pueden las personas de éxito mantener esa disciplina en forma constante?
Si observamos con detenimiento, vemos que la clave de su éxito no es tanto ser siempre muy disciplinados para mantenerse centrados y motivados, sino utilizar la disciplina de forma selectiva para formar buenos hábitos perdurables. La historia de éxito de Michael Phelps es un ejemplo revelador. Es muy admirado por su concentración y disciplina, pero de hecho, cuando era niño, se le diagnosticó un trastorno por déficit de atención e hiperactividad. Pensaban que nunca sería capaz de concentrarse en nada. ¿Cómo consiguió cambiar las cosas? Canalizó toda la disciplina que pudo reunir en el desarrollo de un único hábito, nadar todos los días.
Durante casi una década, desde los 14 años hasta los Juegos Olímpicos de Pekín, entrenó 7 días a la semana, los 365 días al año. Un hábito que es tan solo el comienzo. Los hábitos son mucho más fáciles de mantener que de empezar, así que una vez que algo se convierte en un hábito, pueden orientar su disciplina para formar uno nuevo y luego reforzarlos de forma secuencial. Por ejemplo, pueden empezar por llegar a la oficina 30 minutos antes cada día para leer los correos electrónicos antes de que lleguen sus compañeros de trabajo.
Una vez establecido este hábito, pueden ampliarlo canalizando su disciplina para mantenerse concentrados en una tarea concreta durante períodos más prolongados. Una vez que se ha fijado este hábito, pueden pasar al siguiente. La creación de hábitos positivos mediante la aplicación selectiva de la disciplina les dará la apariencia y los beneficios de una vida disciplinada, sin necesidad de tener una disciplina sobrehumana.
Ser multitareas es terriblemente ineficiente: elijan una cosa y dedíquenle toda su atención.
Hoy en día, en general, se acepta que ser multitareas es una forma efectiva de hacer las cosas. Es normal que entendamos el término como hacer dos o más cosas en forma simultánea. Pero en su origen se acuñó para describir una computadora que utilizaba un único procesador para trabajar en diversas tareas, alternando entre ellas en rápida sucesión. Una distinción que, por cierto, es muy reveladora. Aunque podamos hacer algunas cosas al mismo tiempo, por ejemplo, caminar y hablar por teléfono, lo que no podemos hacer es concentrarnos de manera efectiva en dos tareas al mismo tiempo. Esto significa que, con frecuencia, cuando pensamos que somos multitareas, en realidad estamos haciendo malabarismos con dos o más tareas a la vez, cambiando la atención de una cosa a la otra, tal como hace una computadora. Las investigaciones han demostrado que, para los seres humanos, este cambio de tareas supone una pérdida de tiempo, ya que se necesita tiempo para pasar de una tarea a otra. Este costo de tiempo puede ser pequeño en el caso de aquellas tareas relativamente sencillas, pero aumenta mucho cuando la tarea a la que se regresa es más compleja.
Por ejemplo, si están trabajando en una compleja hoja de cálculo y un compañero de trabajo los interrumpe para discutir un problema de negocios complicado, perderán tiempo cuando vuelvan a la hoja de cálculo y se esfuercen por recordar en qué punto del proceso estaban y qué intentaban conseguir. A lo largo del día, estas pérdidas de tiempo se acumulan rápidamente, sobre todo en el entorno laboral. Se calcula que, en promedio, las personas que trabajan en una oficina se distraen cada 11 minutos y pasan hasta un tercio de la jornada laboral recuperando el tiempo perdido en estas distracciones. ¿Pueden realmente permitirse perder un tercio de su jornada laboral? Intenten descubrir qué es lo más importante en ese momento y dedíquenle toda su atención.
Su fuerza de voluntad es como un depósito de combustible: elijan con cuidado dónde la usan o pueden quedarse sin ella cuando realmente la necesiten.
La mayoría de las personas son muy conscientes de que no tienen una férrea fuerza de voluntad. Sin embargo, lo sorprendente es que las investigaciones han demostrado que nuestra fuerza de voluntad, lejos de ser un recurso constante, se agota a lo largo del día, dependiendo de las actividades que realicemos. Por ejemplo, nuestra fuerza de voluntad se agota cuando tomamos decisiones para enfocar nuestra atención, reprimir nuestras emociones o modificar nuestro comportamiento en busca de un objetivo. Cuando nuestra fuerza de voluntad se ha agotado, somos menos capaces de ponerla en práctica en caso de que otras tareas requieran este recurso. Esto explicaría por qué pueden ser incapaces de resistirse a un sabroso bocadillo después de un período de toma de decisiones difíciles o de un trabajo tedioso. Ceder a un placer que genera culpa es una cosa, pero si están tomando decisiones de vida o muerte cuando su fuerza de voluntad es baja, las consecuencias pueden ser mucho más graves. Para los presos, pocas decisiones son tan importantes como el fallo de la próxima audiencia de la Junta que analiza su libertad condicional. Podría influir en decisiones de tanta relevancia algo tan arbitrario como la hora del día?
Una investigación realizada con jueces israelíes que deciden sobre la libertad condicional demuestra que sí, los jueces eran mucho más propensos a dictar sentencias favorables al principio de una audiencia de libertad condicional que hacia el final. Esto se debe a que los jueces tendían a basarse en la decisión por defecto de no conceder la libertad condicional a medida que avanzaba el día y su fuerza de voluntad se agotaba. La tasa de fallos favorables volvía a aumentar después de tomarse un descanso y un refrigerio. Para tener la fuerza de voluntad funcionando a pleno es necesario tener el tanque lleno, así que planifiquen su día para poder evitar tomar decisiones o emitir juicios importantes cuando se estén quedando sin ese valioso recurso.
Decir «no» a las tareas sin importancia es vital para centrar sus esfuerzos en las cosas más importantes.
Todos luchamos en algún momento por decir que no a lo que nos piden porque queremos ser útiles. Ayudar a los demás puede ser muy gratificante, pero para preservar su tiempo y energía para sus objetivos más importantes, tienen que aprender a decir no a los pedidos menos prioritarios. Steve Jobs fue famoso por estar tan orgulloso de los proyectos que no llevó a cabo como de aquellos que sí.
Cuando volvió a Apple en 1997, redujo la producción de la empresa de 350 productos a apenas 10. Son muchos, ¿no? En una conferencia de desarrolladores en 1997, explicó, cuando uno piensa en concentrarse, se dice a sí mismo, concentrarse es decir que sí, no, concentrarse es decir que no. Decirles que no a las personas todo el tiempo no tiene por qué parecer algo tan frío o egoísta. Siempre pueden intentar darles una solución alternativa que no requiera su ayuda o redirigirlos hacia alguien que sí pueda asistirlos. Piensen también en poner en práctica estrategias que reduzcan los pedidos que reciben.
Por ejemplo, pueden pedirle al personal que consulte una lista de preguntas frecuentes antes de dirigirse a ustedes. Esto puede ayudar, pero recuerden, a veces tendrán que rechazar a la gente si quieren tener éxito. Con tiempo y recursos limitados, deben estar preparados para decir que no a tareas triviales si quiere concentrar toda su energía y conseguir que se concreten las cosas más importantes.
Vivir con un propósito y visualizar los pasos para llegar a su objetivo los pondrá en el camino correcto para obtener resultados extraordinarios.
Imaginen por un momento que hoy en día no tienen ningún objetivo o ambición concreta. Estando así, a la deriva, ¿cómo decidirían qué hacer cada día? ¿Creen que perseverarían en una tarea difícil y tediosa sin saber por qué lo hacen?
Cuando imaginamos el escenario anterior, nos damos cuenta de lo importante que es tener un objetivo claro por el cual trabajar. Le da a su vida un sentido y un propósito adicionales, lo que genera una mayor claridad de pensamiento, más convicción en sus acciones y decisiones más rápidas. Pero lo más importante es que saber por qué hacen lo que hacen les brinda inspiración y motivación cuando surgen los problemas. Con un objetivo establecido, pueden empezar a planificar los pasos para alcanzarlo, pero es aún mejor si también visualizan cada paso en el camino, ya que esto los motiva y los prepara para el trayecto que tienen por delante. Estos efectos beneficiosos se demostraron en un estudio con estudiantes a quienes se les pidió que, al hacer un examen, visualizaran el resultado del mismo o el proceso de preparación y realización. Los estudiantes que visualizaron el proceso informaron tener mayores niveles de motivación, estaban mejor preparados y luego obtuvieron mejores resultados.
¿Recuerdan la imagen de estar a la deriva al principio de este resumen? Ahora imaginen que han encontrado su vocación. Quieren escalar el Monte Everest. De repente, su objetivo está claro. Es esa única cosa que quieren hacer. Ahora tienen que investigar, empezar a entrenar y conseguir el equipo adecuado.
Gracias a su objetivo, ya están haciendo planes, visualizando los pasos a seguir y avanzando hacia él. Definir un objetivo, esa única cosa que queremos hacer y conseguir en la vida, es algo por lo que todos deberíamos esforzarnos.
Nunca pongan en peligro su vida personal por sus objetivos profesionales; en cambio, prioricen su tiempo de trabajo sin tregua.
Todos nos esforzamos por conseguir una vida equilibrada, por dividir nuestro tiempo de forma equitativa entre todas las cosas que nos importan, pero lo hacemos sin detenernos a preguntarnos por qué y qué es lo que realmente estamos intentando conseguir. Es comprensible que nos esforcemos por conseguir el equilibrio porque todas las exigencias de nuestra vida laboral y personal parecen muy importantes, pero en realidad esta visión de una vida equilibrada es inalcanzable e indeseable. Si tratan de hacerlo todo, acabarán por dejar de lado todo lo que hacen, tanto en su vida personal como en la profesional.
El autor James Patterson sintetizó este dilema cuando dijo, Imagina que la vida es un juego en el que haces malabarismos con cinco pelotas. Esas pelotas se llaman trabajo, familia, salud, amigos e integridad. Y las mantienes todas en el aire. Pero un día por fin comprendes que la pelota del trabajo es de goma. Si la dejas caer, rebotará. Las otras cuatro pelotas son de cristal.
Como ilustra esta cita, nunca debemos sacrificar las prioridades en nuestra vida personal cuando la presión está en el trabajo. El daño causado puede ser irreparable. Pero si nuestra vida personal siempre tiene prioridad, ¿cómo podemos tener éxito en nuestra vida profesional? El truco está en priorizar su tiempo de trabajo sin tregua para centrarse de lleno en su objetivos profesionales. En su vida personal, descuidar cualquier área puede ser peligroso. Pero en su vida laboral, ustedes deben ser su máxima prioridad y todo lo demás es negociable.
De vez en cuando, las prioridades menores tendrán que minimizarse, esperar o quedar a cargo de otra persona hasta que se haga lo que realmente importa. Este enfoque les permitirá centrarse en su trabajo más importante, brindándoles la concentración necesaria para conseguir grandes resultados.
Para centrarse en su ÚNICA prioridad, necesitan estrategias eficaces de gestión del tiempo y aceptar cierto caos en otras áreas.
Supongamos que han descubierto esa única cosa, la prioridad clave que necesitan conseguir, y que tienen un plan claro de los pasos necesarios para alcanzar su objetivo. Están listos para conquistar el mundo, pero con un pequeño problema. La vida no tiene un botón de pausa.
Mientras se dedican a trabajar, en su obra maestra por ejemplo, el mundo no espera pacientemente a que terminen. Las cosas se van acumulando. Siempre habrá otras personas y proyectos que reclamen su atención. Imaginen que están trabajando para conseguir un gran contrato. Tendrán que hacer sacrificios. Su trabajo habitual se va a acumular o lo van a delegar a sus compañeros.
A medida que el caos se acumula en otras áreas, también aumenta la presión para atender todos esos asuntos pendientes. Aprendan a lidiar con esta situación confiando en que el trabajo que están haciendo para cumplir con su prioridad principal rendirá sus frutos y al hacerlo simplificará muchas otras áreas de su vida. En resumen, dejen que el caos se acumule. Así que, ahora que se han centrado en esa única cosa, ¿cómo pueden aprovechar al máximo su tiempo? Aprovechen bloques de tiempo para trabajar en esa única cosa. Comprometanse con esos bloques y defiéndanlos como si fueran sus citas más importantes.
También tienen que asegurarse de que su entorno físico no les impida utilizar este tiempo de forma eficaz. Sin importar dónde trabajen, tienen que minimizar las posibles distracciones. Consideren la posibilidad de trabajar fuera de su oficina si eso no es posible. Este tipo de técnicas les permiten prestar a esa única cosa la atención que se merece.
Resumen final
El mensaje clave de este libro es: El éxito proviene de enfocarse en sólo una cosa, no en muchas. Cuando trabajan para conseguir sólo una cosa, evitan las trampas que les impiden alcanzar el éxito. Aprendan cómo simplificar las cosas y hacer lo mejor que puedan donde es realmente importante. Este libro en resúmenes responde las siguientes preguntas.
¿Cómo debería establecer mis objetivos y priorizar mi trabajo? No pensar en grande puede limitar sus oportunidades. Prioricen sus tareas. No todas son iguales de importantes. Plantearse la pregunta enfocada los ayudará a priorizar, crear tareas fáciles de concretar y alcanzar sus objetivos. ¿Cómo evito desviarme de esa única cosa?
El secreto de una vida disciplinada es la formación secuencial de hábitos. Ser multitareas es terriblemente ineficiente. Elijan una cosa y dedíquenle toda su atención. Su fuerza de voluntad es como un depósito de combustible. Elijan cuidadosamente dónde la usan o pueden quedarse sin ella cuando realmente la necesiten. Decir no a las tareas sin importancia es vital para centrar sus esfuerzos en las cosas más importantes.
¿Cómo logro grandes resultados mientras intento hacer realidad esa única cosa? Ir con un propósito y visualizar los pasos para llegar a su objetivo los pondrá en el camino correcto para obtener resultados extraordinarios. Nunca pongan en peligro su vida personal por sus objetivos profesionales. En cambio, prioricen su tiempo de trabajo sin tregua. Para centrarse en su única prioridad, necesitan estrategias eficaces de gestión del tiempo y aceptar cierto caos en otras áreas.
Consejos prácticos
Ideas que pueden poner en práctica a partir de este libro en resúmenes. Establezcan prioridades en sus listas de tareas por hacer. Si quieren trabajar de manera mucho más productiva, deben darse cuenta de que no todas las tareas en sus listas de tareas por hacer son igualmente importantes. Algunas les brindarán mayores proporciones de resultados que otras.
Teniendo esto en mente, deberían intentar priorizar aquellas tareas que más probablemente contribuyan con su éxito y luego trabajar en esas tareas de más alta prioridad en primer lugar. Háganse la pregunta enfocada al comenzar cada día. Hacerse seguido la pregunta enfocada ¿cuál es esa única cosa que puedo hacer en este momento de tal manera que al hacerla todo lo demás será más fácil o innecesario? Los ayudará a mantenerse concentrados en su objetivo, priorizar sus tareas y simplificar su vida. Dejen de ser personas multitareas. No pueden enfocarse de manera efectiva en dos o más cosas al mismo tiempo.
Cuando intentan hacer muchas tareas en forma simultánea, lo que realmente están haciendo es cambiando el foco de una tarea a la otra, lo que tiene su costo. Así es más probable que cometamos errores y trabajemos de forma menos eficiente. Decidan qué es lo más importante en ese momento y dedíquenle toda su atención.