«Organízate con eficacia» de David Allen

En Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés (2001), David Allen introduce su famoso sistema para una productividad sin estrés. Con este sistema, ustedes podrán atender un número abrumador de tareas, y aun así ser productivos y creativos, y realizarlas con tranquilidad.

¿Qué beneficio ofrece? Descubran el poder de la productividad sin estrés.

Cuando arrojan una piedra a un estanque, ¿cómo reacciona el agua? La respuesta, de manera totalmente acorde a la masa de la piedra y la fuerza con que fue arrojada. El agua no tiene reacciones excesivas ni pasivas. Pero cuando nos encontramos con hechos estresantes en la vida, a menudo dejamos que nos controlen teniendo reacciones desproporcionadas en relación con lo que se requiere. Por ejemplo, si ustedes ya están sepultados bajo una montaña de trabajo y reciben un correo electrónico que añade una cosa, quizás se sientan abrumados y respondan bruscamente. Pero, ¿no sería fantástico que tuvieran un estado de ánimo como el del agua y no reaccionaran ni con exceso ni con pasividad al correo electrónico o a otros hechos que surjan, sino siempre de manera apropiada?

Para llegar a ese punto, tienen que alcanzar el control integral de su trabajo. Y es aquí donde entra el método Organízate con eficacia, GTD. Concebido sobre principios simples como mantener un sistema integral de listas externas y siempre definir próximas acciones claras y tangibles para sus proyectos, el GTD libera su mente para resolver problemas y mantiene todos sus proyectos, tanto personales como profesionales, en avance constante. En estos resúmenes, no sólo descubrirán cómo usar el GTD para organizar mejor su trabajo, sino que llegarán a plantearse algunas preguntas fundamentales sobre su propósito en la vida. Una vez que tengan esta noción de claridad y control, no sólo comprobarán que son más productivos, sino que su nivel de estrés caerá en picada en la medida que se sientan en paz y al mando de todo su trabajo. También averiguarán que probablemente están haciendo un uso inapropiado de su cerebro, qué hacer con sus ideas y sueños a largo plazo, cómo ascender el Everest y por qué estar agotado no es excusa para ser improductivo.

Su cerebro es muy bueno para pensar, pero muy malo para recordar cosas.

En estos días, el ritmo de trabajo puede ser frenético. Una mañana normal podría parecer algo como esto. Se encuentran a la mitad de redactar un documento cuando llega un correo electrónico notificándoles que deben actualizar el programa antivirus.

Luego, justo cuando están a punto de hacer esto último, su tía Cecilia llama para decir que deben confirmar si asistirán a su boda, y al colgar, su jefe entra pisando fuerte y les manda ponerse a trabajar en otro documento. ¿Recuerdan qué estaban haciendo? Los trabajadores del conocimiento, en particular, pasan los días haciendo malabares para realizar docenas de tareas y proyectos a la vez, mientras son bombardeados constantemente por otros más. Para sobrevivir a este embate, la mayoría de la gente se guarda en la cabeza información importante, citas y tareas pendientes, intentando tenerlas todas presentes. Por desgracia, este método desaprovecha la maravillosa capacidad para pensar del cerebro llenándolo de una mezcolanza de información. Además, tratar de recordarlo todo al final los lleva a la incapacidad de concentrarse plenamente en la tarea del momento, pues el cerebro sigue pensando en resolver todos los problemas y tareas pendientes que han almacenado en él.

Se trata de cabos sueltos, no se han concluido, y su cerebro se los recordará constantemente, lo quieran o no. Esto distrae, es imposible que se concentren bien cuando constantemente los interrumpen pensamientos como, acuérdate de pagar la cuenta de luz de este mes. Entonces, ¿qué pueden hacer para dominar la red de tareas, juntas e información del lugar de trabajo moderno y concentrarse realmente en lo que están haciendo? Es aquí donde entra el GTD. Mediante un flujo de trabajo específico y eficaz de cinco etapas, pueden recuperar el control de toda su agenda.

1. Registren sus pensamientos. En vez de guardar en su cabeza todas esas ideas, tareas por hacer, decisiones y demás, deben registrarlas en una plataforma externa, ya sea en papel o digitalmente.
2. Aclaren qué es cada elemento de la lista y lo que pueden hacer con él.
3. Organicen los resultados en una estructura de listas.
4. Reflexionen sobre lo que es importante para ustedes y revisen los elementos de su sistema.
5. Realicen sus tareas.

Elijan qué acción desean iniciar ahora y realícenla. Así de simple, el GTD les permite sentir un mayor grado de control sobre su trabajo, lo que produce una sensación de control relajado, mejores decisiones y más flexibilidad al enfrentar circunstancias cambiantes. Pero antes de profundizar en los detalles de cada paso del proceso GTD, configuremos su espacio de trabajo y sus herramientas.

Para adoptar por completo el sistema GTD, necesitan el espacio de trabajo, las herramientas y el sistema de archivo adecuados.

Un excelente lugar para iniciarse en el sistema GTD es el que puedan instalar poniendo a su alcance todos los materiales necesarios. Al hacerlo, ustedes crearán una cabina de mando en la que siempre se sentirán cómodos trabajando. Además, querrán instalar espacios de trabajo idénticos en casa y en la oficina para poder ser igual de eficientes en ambos lugares.

Si pasan demasiado tiempo en el transporte público, quizá quieran crear un sistema móvil que les permita hacer las cosas incluso mientras se trasladan. Nunca compartan sus espacios de trabajo con nadie, ni siquiera con su pareja, pues no querrán perder tiempo acomodando el espacio a su gusto cada vez que lleguen a él. Lo mínimo que necesitan es una superficie para escribir y espacio para una bandeja física de entrada. Algunas herramientas físicas básicas necesarias son bandejas de entrada y salida, papel, bolígrafos, notas adhesivas, clips, cinta adhesiva, una engrapadora, una etiquetadora de escritorio, carpetas para archivar, un calendario y una papelera. Esto, además del dispositivo digital que usen normalmente para guardar y organizar las tareas, como teléfono o computadora. Estas herramientas son importantes para configurar su archivo de consulta general, donde pueden guardar cosas como documentos, artículos, notas, comprobantes de pago, llaves, credenciales de membresía y demás.

Deben tener tanto una versión física como, si procede, una digital de este archivo, donde guarden información de consulta. Compren buenos archivadores para este fin y tengan a la mano bastantes carpetas vacías que puedan etiquetar y guardar fácilmente. En general, si les lleva más de un minuto archivar algo, es demasiado. Un sistema alfabético de archivo en el que las carpetas se guardan bajo ciertas letras por tema, persona, proyecto o empresa, es una solución eficiente y fácil de usar. Así limitarán el número de lugares donde deben buscar las cosas. Por ejemplo, si buscan algo que archivaron sobre el proyecto Calidad 2.0 que están realizando para la empresa XYZ, solo deben buscar en las letras C y X para encontrarlo.

Desde luego, también pueden buscar la información en su sistema digital, pero aún es útil tenerla organizada de manera práctica. Por último, cerciórense de depurar sus archivos al menos una vez al año para evitar que se vuelvan un caos y adquieran un tamaño excesivo. La depuración no solo hará que el sistema sea más práctico, sino que les dará tranquilidad, pues sabrán que pueden archivar cosas aún sin saber si van a necesitarlas. Después harán algo de limpieza doméstica en la que podrán tirar cosas. Ahora que su cabina de mando está lista, dediquémonos al flujo de trabajo de cinco etapas del GTD, empezando por la fase de registro.

Registren todas sus tareas, ideas, recordatorios y demás en herramientas externas y confiables de captura de datos.

Ya dijimos que en esta época nuestra atención está bombardeada todo el tiempo por un flujo interminable de cosas entrantes como solicitudes, preguntas, tareas, invitaciones, etc. Para atender esto, el primer paso decisivo en el flujo de trabajo del GTD es registrarlas, todas en herramientas de captura, es decir, lugares externos a su mente donde puedan tomar nota de la información y las ideas. Piensen en ellas como su montón de entrada, donde apuntan todo lo que tienen que hacer o sobre lo cual deberán tomar decisiones después, sin pensar en ello.

Esto abarca una enorme gama de cosas como una idea de negocios que se les ocurrió en el descanso para almorzar, terminar un proyecto en el trabajo, comprarle un regalo de cumpleaños a un amigo, el deseo de informarse sobre el arte moderno y llevar a reparar su reloj descompuesto. No se preocupen de lo importantes o delicados que sean los asuntos cuando los anoten, lo que importa es que todos deben ser registrados en un lugar donde saben que pueden encontrarlos después. El gran beneficio de las herramientas externas es que si, por ejemplo, mientras escriben un correo electrónico, recuerdan que deben pagar la cuenta de la luz, pueden solo anotar la tarea y seguir concentrados en el correo electrónico para terminarlo con eficacia. Lo mismo ocurre cuando alguien les trae una factura o deciden que esta noche quieren ver una obra de teatro. Sus herramientas de captura pueden ser de diversas formas, según lo que más les funcione, cuadernos, libretas, listas en su computadora e incluso cajas físicas donde pueden colocar papeles y otros objetos. También pueden usar una combinación de estas herramientas.

Siempre que no confunda las cosas, la clave es mantener la sencillez del sistema. Como regla general, tengan las menos herramientas de captura posibles, pero tantas como personalmente les resulten necesarias. Por muchas que tengan, cerciorense de que están siempre a su alcance, pues necesitarán acceder a ellas dondequiera que se encuentren. También asegúrense de usar sus herramientas de captura de manera integral.

Deben serlo bastante sólidas para contener todo fragmento de información, ni la tarea más ínfima debe distraerles la mente. Si aún no comienzan, una excelente manera de hacerlo es revisar todas sus tareas pendientes, ideas, pensamientos, planes y materiales, y archivarlos en sus herramientas de captura. Esto puede llevarles bastante tiempo la primera vez, pero la integralidad del sistema ayudará a su cerebro a confiar en él, es decir, su mente ya no se distraerá con tareas pendientes.

Para aclarar el sistema, una vez por semana vacíen todas sus herramientas externas de captura.

¿Ya configuraron sus herramientas de captura y las llenaron con todas sus tareas, ideas y recordatorios? Si es así, ¡felicidades! Han comenzado bien, pero el sistema GTD sólo funciona si también vacían periódicamente sus herramientas de captura.

De lo contrario, terminarán siendo vertederos de elementos desorganizados, y su cerebro no tardará en empezar a desconfiar de ellas. Entonces, recaerá en el hábito de inquietarlos por las tareas pendientes y distraerlos con pensamientos impulsivos como «tal vez debo dejar lo que estoy haciendo para pagar esa cuenta porque puede que se me olvide en la herramienta de captura con tantos otros asuntos pendientes». Y entonces, estarán otra vez como al principio. Por eso es necesario que vacíen las herramientas de captura una vez por semana, haciendo dos cosas. Aclarar qué es cada elemento y organizarlo en el lugar adecuado. Veamos primero la etapa de aclaración.

¿Recuerdan que en el resumen anterior aprendieron que en la etapa de registro no tienen que pensar en los elementos que apuntan? Pues ahora sí tienen que pensar en ellos. Empiecen por revisar cada elemento en sus herramientas de captura y pregúntense simplemente, ¿qué es esto? Lo más importante que deben comprobar es si el elemento requiere una acción de su parte o no. Si el elemento no requiere una acción de su parte, sólo hay tres posibilidades. Ya no es necesario, o sea que deben tirarlo a la basura.

No requiere acción ahora mismo, pero más adelante ustedes quizá deban hacer algo en relación con él. Un ejemplo sería la invitación a un evento futuro al que no saben si podrán asistir. Es información que quizá necesiten después, como el presupuesto de un proyecto que planean llevar a cabo. Pero si el elemento requiere una acción, deben preguntarse cuál es el resultado final que desean. Si conseguir ese resultado necesita varias acciones, entonces se trata de un proyecto. Por ejemplo, un proyecto sería organizar la fiesta de cumpleaños de Carlos.

Entonces deben preguntarse cuál es la próxima tarea de ese elemento o proyecto. Es la siguiente cosa tangible o visible que pueden hacer para que el asunto avance. Así, por ejemplo, llamar a David o comprar pintura son próximas tareas concretas, pero investigar clientes y presentar los resultados no lo son. Una vez que identificaron algo como próxima tarea, tienen tres opciones. Si la tarea lleva menos de dos minutos, háganla de inmediato antes de avanzar al siguiente elemento. De hecho, llevaría más tiempo guardar y organizar tareas tan breves que hacerlas enseguida.

Si la tarea lleva más de dos minutos, piensen si ustedes son las personas idóneas para hacerla. Si no lo son, deleguenla en la persona que corresponda. Si son la persona adecuada para realizar la tarea, pero les llevará más de dos minutos, difiéranla. Aprenderemos más de esto en los siguientes resúmenes. Esa es la etapa de aclaración. Las reglas son simples, pero vaciar regularmente la herramienta de captura de esta manera les ayudará a lograr una productividad confiable y sin estrés.

Organícense: vacíen sus herramientas de captura y pongan las cosas en el lugar adecuado.

Así pues, ahora que han aclarado lo que es cada elemento, llegó el momento de avanzar a la etapa de organización del sistema GTD. Aquí es donde se produce la magia.

La mayoría de las listas tradicionales de qué haceres no funcionan porque les falta organización y pronto se transforman en una mezcolanza de tareas, recordatorios, pensamientos e información donde es imposible hallar los elementos que realmente requieren acciones. Cada paso de la etapa de organización del GTD se tratará en más detalle en los resúmenes que siguen, pero considérenlos una guía breve. Hacemos primero las decisiones tomadas en la etapa de aclaración. Como ya dijimos, los elementos sin valor futuro se eliminan o se tiran a la basura, mientras que aquellos que requieren una acción que se pueden ejecutar en dos minutos o menos deben hacerse al instante. Pero, ¿qué hay del resto? ¿Dónde terminan?

Pues bien, si un elemento requiere una acción y lleva más de un paso lograr el resultado deseado, se trata de un proyecto y debe ir en su lista de proyectos. Los proyectos pueden variar mucho en tamaño, desde escribir una novela hasta poner lámparas en la sala. Es una sola acción que ustedes delegan en alguien más. Debe ir en una lista de espera, por ejemplo, si están aguardando la llamada de un contratista para instalar a su lejos en el baño. Es una sola acción que difieren. Tienen dos nuevas opciones.

Puede ir en su calendario o en una lista de próximas tareas. Su calendario está pensado para tareas o informaciones que tienen hora y fecha determinadas, como cita con el dentista 9 a.m. o Blanca toma vacaciones mañana, preguntarle si deja todo listo. La lista de próximas tareas es donde irán todos sus quehaceres pendientes. Como no es práctico tener una larga lista con cientos de elementos, pueden dividirlas por contexto. Por ejemplo, elementos como enviar correo electrónico a José o consultar precios de cruceros podrían ir en una lista de tareas por computadora, mientras que las llamadas por hacer podrían asignarse a una lista de tareas por teléfono. Si un elemento no requiere acciones pero quizá después deban hacer algo en relación con él, va en una lista para algún día, quizá, reservada para las tareas que no desean hacer ahora, pero de las que tampoco quieren olvidarse, como aprender inglés o arreglar el patio.

Pueden crear listas parecidas con temas más específicos como películas por ver o libros por leer. Puede llegar a ser información de consulta útil. Guárdenlo como material de consulta. Esto quizá suponga meter en su archivador el menú de comida para llevar de su restaurante favorito o guardar en su disco duro una evaluación del desempeño que les hizo su jefe. Estas listas forman la columna vertebral del sistema GTD, así que antes de entrar en la etapa 4 del proceso GTD, reflexión, examinémoslas en mayor detalle.

Usen una lista de proyectos para seguir sus proyectos en curso y siempre insistan en próximas tareas claras.

La buena gestión de proyectos es un componente clave de todo sistema de productividad. En el GTD, un proyecto se define como un resultado deseado que exige la realización de más de una tarea sucesiva. Por lo tanto, escribir un correo electrónico no es un proyecto, pero organizar un ajunto importante o planear unas vacaciones sí lo es.

En el siguiente resumen, profundizaremos en cómo definir sus proyectos, pero por ahora solo necesitan saber que estos se guardan en una lista de proyectos que deben revisar y actualizar periódicamente. Anoten en esta lista todos los proyectos que hay que terminar en el futuro cercano. Siempre que revisen esta lista, una vez por semana, deben cerciorarse de que cada proyecto tiene una próxima tarea clara y concreta, pues son ellas las que hacen avanzar el proyecto hacia su terminación. Insistir siempre en definir una próxima tarea tangible y visible puede ser un hábito eficaz que haga avanzar sus proyectos a una velocidad asombrosa. La explicación es que, si ustedes ven en su lista una próxima tarea vaga como llevar mi coche a servicio, alguna parte de su cerebro siente que falta claridad y se da por vencida. Pero si se preguntan, ¿cuál es la próxima tarea?

En cuestión de segundos se dan cuenta de que es buscar talleres mecánicos en línea, lo cual es mucho más fácil de abordar. Una vez que han identificado qué tarea hacer, deben guardarla en su calendario o en las listas de próximas acciones que examinaremos en resúmenes posteriores. Definir próximas tareas es un hábito tan eficaz que pueden usarlo incluso fuera de la gestión de proyectos. Harían bien en adoptarlo, por ejemplo, como práctica habitual en las juntas.

Al término de cada punto de discusión, hagan preguntas que aclaren cuál es el próximo paso, quién lo dará y cuándo. Ninguna sesión de trabajo debería terminar sin respuestas claras a estas preguntas. Prueben esta estrategia durante un tiempo y es probable que presencien un salto de productividad que lo sorprenda.

La planeación natural aclara las metas y los próximos pasos concretos de sus proyectos.

Mientras tratamos el tema de los proyectos, abordemos brevemente la importantísima aptitud de saber planearlos. Cuando ustedes planean algo simple como una cena fuera de casa, es muy fácil y rara vez falla. Pero planear proyectos como negociar transacciones complejas con clientes, organizar bodas fastuosas o preparar retiros empresariales no suele ser una tarea exenta de estrés.

Entonces, ¿cómo pueden hacer que la planeación de un importante proyecto de trabajo resulte tan fácil como la de una cena? Bienvenidos al método de planeación natural, pensado para imitar la manera en que ustedes planean las cosas en la vida cotidiana. Consta de cinco pasos.

1. Propósito y principios.
2. Visualización de resultados.
3. Lluvia de ideas.
4. Organización.
5. Identificación de próximas tareas.

Examinemos cada uno más de cerca.

1. Empiecen por identificar por qué están emprendiendo un proyecto. ¿Qué finalidad tiene? Por ejemplo, ¿por qué tienen que crear un plan de negocios?

Si el motivo es asegurar la financiación, entonces saben cómo elaborarlo teniendo presentes a los inversores. A continuación, intenten precisar otro fundamento del proyecto, los principios que les importan. Quizá, por ejemplo, tienen el principio de que su equipo no debe sentirse sobrecargado de trabajo, o de que el resultado debe ser correcto tanto desde el punto de vista ético como desde el financiero. Reconocer estos límites desde el principio del proceso les facilitará trabajar sin excederlos.

2. Imaginen el resultado que desean alcanzar preguntándose qué aspecto tendrá el proyecto una vez realizado.

Un ejemplo de resultado bien definido podría ser aumentar las ventas de su empresa en 5%. Definir la meta de esta manera les ayuda a centrarse en ella, lo que les ayudará a alcanzarla.

3. Organicen una sesión de lluvia de ideas sobre cómo alcanzar la meta. Una vez que entiendan su meta, las ideas empezarán a ocurrírseles. Todavía no se detengan a juzgarlas.

Déjenlas fluir libremente, pero asegúrense de tomar nota de todas. En el auténtico espíritu de la lluvia de ideas, busquen cantidad, no calidad. Esto maximiza las probabilidades de que algunas de las ideas que se les ocurran sean buenas.

4. Organicen sus ideas. Identifiquen las más relevantes y clasifíquenlas.

Podrían clasificarse por cuáles de ellas tienden naturalmente a ir juntas, por el orden en que deben llevarse a la práctica o en función de las prioridades. Por ejemplo, podrían agrupar todas las ideas relacionadas con la investigación de mercados o todas aquellas que es necesario aclarar antes de que se puedan considerar las demás.

5. Definan la próxima tarea tangible y visible que hará avanzar el proyecto. Si su proyecto tiene muchos componentes, pregúntense si, con respecto a cada uno, ustedes o alguien más podría hacer algo ahora y formulen próximas tareas con base en ello. Si su proyecto es, por ejemplo, aumentar los ingresos en 5%, una próxima acción podría ser enviar un correo electrónico a David para que nos dé la composición actual de los ingresos.

Esto saca su proyecto de la mesa de diseño y lo pone en marcha. La eficacia de este sencillo proceso de cinco pasos suele asombrar a las personas la primera vez que lo usan. ¿Quieren hacer la prueba? Piensen en un proyecto que quisieran emprender, tomen bolígrafo y papel y empiecen por preguntarse el motivo por el que lo emprenden.

Sabrán que el plan de su proyecto estará terminado cuando se sientan convencidos por él y deje de preocuparles. Si todavía les queda duda sobre el resultado o las próximas tareas, es probable que sigan pensando en ellos. Señal de que aún no han terminado.

En vez de una lista diaria de quehaceres, lleven un calendario y listas de próximas tareas.

Muchas personas confían en las listas diarias de qué haceres para administrar su productividad, pero este método deja mucho que desear. Tales listas tienden a fracasar porque ustedes no pueden saber con antelación cuánto trabajo son capaces de hacer en un día dado. Por eso, esas listas desembocan en una planeación poco realista, frustración y tiempo perdido trabajando en algo que estaba destinado al fracaso antes de que comenzaran.

Un método mucho más eficaz es trabajar con un calendario y una o más listas de próximas tareas. Comencemos por el calendario. Sirve para una sola finalidad, registrar las citas. Deben tratarlo como un terreno sagrado que brinda una estructura fija para planear el resto de sus actividades y debe contener sólo los siguientes elementos. Tareas de hora determinada, como consultas médicas. Tareas de fecha determinada, como llamar a un colega en algún momento en su último día de trabajo antes de irse de vacaciones.

Información de fecha determinada, como qué archivos deben llevar a la cita con el médico. Ningún otro que hacer puede ir en el calendario, ya que sólo conseguirían disminuir la importancia de los elementos que son realmente de hora o fecha determinadas. Todas las demás tareas o acciones concretas deben ponerse en la lista de próximas tareas, que es fundamental para administrar las tareas que emprendan. Allí es donde se ponen todos los elementos cuya ejecución lleva más de dos minutos.

Dependiendo del número de tareas que ustedes tengan en la lista, quizá les convenga clasificarlas en listas múltiples según el contexto, por ejemplo, por teléfono, en el supermercado o por computadora. Si ustedes clasifican sus tareas por contexto, sabrán lo que pueden hacer ya sea que estén en su escritorio, en una junta o en la sala de espera del aeropuerto. Cuando lleguen al paso de realización de tareas en el proceso GTD, esta lista les permitirá decidir rápidamente qué tarea hacer siempre que tengan tiempo para ocuparse de algo.

Las listas de espera pueden resultarles muy útiles si trabajan con otras personas.

Como ya se dijo, todos los proyectos en curso deben estar incluidos en la lista de proyectos. Cuando usen una lista de próximas tareas, pueden cerciorarse de que trabajan de manera sistemática en tareas que acercan sus proyectos, uno por uno, a su término. Pero la mayoría de las veces también tienen que confiar en otras personas.

Por ejemplo, quizá necesiten esperar a recibir los comentarios de un colega para su próxima presentación o que les respondan de un hotel sobre la disponibilidad de habitaciones. Sin embargo, esto no significa que deban renunciar a todo control sobre el avance de los proyectos relacionados. Siempre que dependan del trabajo de otras personas, por ejemplo, cuando esperan a que un colega les envíe algunos datos para su presentación, vale la pena llevar una lista de espera. Es ahí donde ustedes anotan todo aquello que otras personas tienen que aportarles, junto con los plazos para que lo hagan. Si revisan y actualizan esta lista una vez por semana, notarán cuando alguien no ha cumplido con el compromiso de ocuparse de cierta tarea dentro de cierto tiempo. En tal caso, ahora tienen una nueva tarea concreta, recordarle el compromiso a esa persona.

Este recordatorio podría ser un correo electrónico, una breve llamada telefónica o una visita a la oficina del colega para recordarle amablemente que debía enviar unos datos. Si el recordatorio lleva menos de dos minutos, háganlo de inmediato. Si no, anótenlo en una lista de próximas tareas.

Todas las ideas de posible relevancia futura deben anotarse en una lista para algún día/quizá o un archivo de memorandos.

Otro componente importante del método GTD es la lista para algún día, quizá. Todo lo que no reúne los requisitos para estar en las listas de próximas tareas o de proyectos, pero que tampoco debe quitarles la tranquilidad, tiene que ir en esta lista. La lista contiene todas las cosas que todavía no han podido traducir en ideas o tareas concretas.

Por lo común, el contenido de la lista para algún día, quizá, son cosas que desean comprar para su casa o construir en ella, viajes que quieren hacer, aptitudes que les gustaría aprender y demás, con elementos como ascender el Everest, aprender a tocar la guitarra o ser competente en japonés. Aunque el nombre quizá la haga parecer una lista de cosas menos importantes, no subestimen sus ventajas. Les ayudará a seguir ideas de proyectos que podrían llegar a ser muy importantes en el futuro, y quizá les sorprenda comprobar que, a menudo, terminarán realizando muchos de ellos, pero no podrán llevarlos a cabo cuando llegue el momento, si no los registraron cuando se les ocurrieron. También pueden dividir la lista en subcategorías como películas por ver, vinos que probar y cosas por hacer con los hijos. Como ocurre con todas las listas del sistema GTD, hay que revisar y actualizar periódicamente la de algún día, quizá, si quieren hacer uso eficaz de ella. Otra manera de recordar las futuras actividades a las que tal vez deseen dedicar tiempo es llevar un archivador de recordatorios, que pueden usar para estimular la memoria enviándose a sí mismos, por correo, información que necesiten en un momento dado.

El archivador de recordatorios es un sistema muy preciso y lógico que consta de 43 archivos, 31 para los próximos 31 días y 12 para los próximos 12 meses. Las carpetas diarias se colocan delante de las mensuales. Suponiendo que hoy es 2 de mayo, tendrían los archivos 3 a 31 al frente del archivador, seguidos de las carpetas de los meses, empezando por junio. En cada carpeta, pueden colocar elementos relativos a ese día o mes, como los documentos para un viaje que piensan hacer. Cada día coloquen en la bandeja de entrada los documentos, recordatorios y demás elementos que se hayan enviado para el día de que se trate, y luego muevan la carpeta del día para que quede detrás de la carpeta del próximo mes. Cuando lleguen al límite de la primera carpeta de meses, transfieran todas las notas que se enviaron para ese mes a las 31 carpetas diarias, según los días que correspondan.

La parte difícil, y el quid, de este sistema es que deben usarlo y actualizarlo religiosamente, es decir, todos los días. Como ocurre con las listas de próximas tareas, estas listas les ayudarán a localizar la información adecuada en el momento preciso. A fin de cuentas, las listas son mucho más confiables que la memoria.

Reflexionen: La revisión constante del sistema es indispensable para poder trabajar de manera productiva.

Hemos tratado ampliamente cómo organizar sus tareas, proyectos, recordatorios e ideas, lo cual significa que es hora de proceder al cuarto paso del proceso GTD. Reflexionen. La meta del método GTD es sentirse relajados y al mando de todos sus proyectos en curso, darle seguimiento y cerciorarse de que están avanzando.

Pero para que esto suceda es fundamental que su sistema de productividad esté actualizado y completo en todo momento. Sus mentes sólo estarán en paz y podrán concentrarse por completo en la tarea del momento si confían en su sistema. Y esto supone revisarlo de manera sistemática y frecuente. Todos los días revisen su calendario para saber qué les espera. Si van a pasarse el día en juntas, por ejemplo, esto afectará mucho a lo que pueden hacer, y deben saberlo antes de planear el día. Luego revisen sus listas de próximas tareas para saber cuáles de estas pueden realizar en el contexto de ese día.

Si van a pasarse el día en la oficina, pueden revisar qué tareas relacionadas con el teléfono o la computadora pueden realizar. Además de esta revisión inicial del día, es probable que se tomen algunos segundos repartidos a lo largo de la jornada para revisar listas cuando surge el contexto pertinente, por ejemplo, si de manera imprevista se encuentran esperando en algún lugar. Pero el verdadero cuid del sistema GTD es la revisión semanal integral. Para iniciarse en esto, aten cualquier cabo suelto de la semana anterior limpiando sus herramientas de captura y registren cualquier pensamiento o idea a los que sigan dando vueltas. También repasen sus listas de próximas acciones y tachen los elementos terminados. Luego revisen su calendario.

Quizá se den cuenta de que deben preparar algo para sus próximas citas, y las citas de la semana anterior quizá les den algunas ideas que quieran registrar. Ahora revisen las listas restantes. ¿Hay algún elemento en la lista de espera que requiera mayor seguimiento? ¿Y cómo va su lista de proyectos? Repasen el estado, los planes y materiales de cada proyecto y cerciórense de que todos ellos tengan al menos una próxima acción en el sistema. Por último, echen un vistazo a la lista de algún día, quizá.

¿El elemento se ha vuelto tan interesante y relevante que deseen emprenderlo ahora? Si es así, conviértanlo en proyecto. Pero también eliminen los elementos que ya no coincidan con sus intereses. Deben reservar algunas horas para la revisión semanal, pero el tiempo exacto que los lleve dependerá del tiempo que requieran para sentirse seguros y confiar en su sistema. Como la revisión es crítica para el éxito del sistema en general, deben adoptar el hábito firme de hacerla una vez por semana. Deben planear la revisión semanal, por ejemplo, el viernes por la tarde, lo que les permitiría dar por terminada la semana laboral con la mente clara y un sentido de control.

Realización: Decidan qué hacer en todo momento con base en la situación presente y sus prioridades.

La etapa final del proceso de GTD es cuando las cosas realmente se hacen. ¿Y cómo deciden qué hacer en todo momento? Primero de todo, deben confiar en su intuición, pero para dividir la respuesta más analíticamente, hay cuatro criterios que considerar.

¿Qué pueden hacer en el contexto actual? Si, por ejemplo, no tienen teléfono, no pueden hacer llamadas. Es en momentos como este cuando haber clasificado sus listas de próximas acciones resulta muy útil, ya que pueden encontrar fácilmente tareas viables. ¿Para qué tienen tiempo? Si solo tienen 10 minutos libres antes de su próxima junta, no vale la pena iniciar una revisión de presupuesto que lleve varias horas. ¿Para qué tienen energías?

Si se pasaron la tarde en la citada revisión de presupuesto, es probable que estén rendidos. Pero esta no es excusa para ser improductivos. Pueden hacer algo que no sea tan agotador para la mente, como reservar pasajes de avión. ¿Qué tarea tiene la máxima prioridad?

Para responder esta pregunta, deben tener claros sus valores y metas. Profundizaremos en esto en el próximo resumen. Para mantenerse productivos dondequiera que estén, lleven consigo sus listas todo el tiempo. Esto les permitirá hacer uso del tiempo de espera imprevisto dondequiera que se encuentren, ya sea su escritorio, de camino a casa o al trabajo, o varado en un aeropuerto por un vuelo demorado.

Conozcan sus prioridades mediante un examen ascendente.

Para saber lo que es importante para ustedes en el trabajo y en la vida, es útil pensar imaginando horizontes, cada uno más alejado que el anterior.

Base. Acciones presentes. Este es el horizonte de más bajo nivel que tienen, y comprende sus actuales tareas por hacer, recordatorios, correos electrónicos que responder, etc.

Horizonte 1. Proyectos en curso. Son los proyectos de su lista de proyectos en este momento y generan la mayoría de los elementos de la base.

Horizonte 2. Áreas de interés y responsabilidades. Los proyectos que emprenden se basan en las responsabilidades y funciones que tienen ustedes. Se trata de áreas en las que quieren obtener resultados. En el trabajo, pueden ser cosas como liderazgo, planeación estratégica o investigación de mercados. En casa, entre ellas, se cuentan su salud, las finanzas y la familia. Estos proyectos nunca se terminan, pero toman el rumbo que ustedes les imprimen. Si ustedes se dan cuenta de que tienen una tarea que no está reflejada en sus proyectos, consideren la posibilidad de añadir un proyecto en torno a ella.

Horizonte 3. Metas de 1 a 2 años. Visualicen dónde quieren encontrarse en su vida dentro de 1 o 2 años. Estas metas influyen en sus áreas de interés y sus responsabilidades. Alcanzar un ascenso clave en el trabajo es un buen ejemplo de meta perteneciente a este horizonte.

Horizonte 4. Perspectivas a largo plazo. Es un marco temporal que va de 3 a 5 años, en el que tienen que considerar no sólo dónde quieren estar en la vida en cuanto a su vida profesional o sus aspiraciones familiares, sino qué factores externos, como avances tecnológicos, pueden influir en su vida.

Horizonte 5. Propósito de vida. Esta es la máxima perspectiva, el cuadro completo, donde se preguntan para qué existen. ¿Cuál es su propósito en la vida?

Todos los horizontes anteriores están influidos por su respuesta, y todas las tareas que emprendan deben llevarlos hacia ella. Parecería racional y razonable empezar por el propósito de sus vidas y descender a partir de él, pero en la práctica el modelo ascendente tiende a funcionar mejor. Les permite despejar primero los niveles medulares de la gestión cotidiana, de manera que ahorren su energía creativa para las decisiones más significativas. ¿Tuvieron algún pensamiento sobre su situación particular cuando leyeron esto? Si es así, anótenlos. ¿Acaso algunos de ellos pudieron ir en su lista de algún día quizá, o podrían decidir que quieren crear un proyecto en torno a una reflexión más seria sobre cada nivel?

Por ejemplo, bosquejando un plan de la vida de sus sueños con su pareja o contratando un asesor personal para hablar sobre las metas de su vida. Desde luego, incluso después de haber definido los diversos horizontes, deben seguir revisándolos con intervalos adecuados que van de diariamente en el caso del nivel de base, a anualmente, tratándose de los horizontes 4 y 5.

Resumen final

El sistema GTD les permite abordar una cantidad abrumadora de tareas de manera relajada. Les da un control total sobre su trabajo. Los cinco pasos esenciales del proceso GTD son

1. Registren sus pensamientos en herramientas externas de captura que deben vaciar periódicamente. Esto libera su mente para hacer aquello para lo que es realmente buena, pensar y resolver problemas.
2. Aclaren qué es cada elemento y qué pueden hacer con él.
3. Organicen los resultados en una estructura de listas, como su calendario y sus listas de proyectos, para próximas acciones, algún día quizá, y de espera.
4. Reflexionen en lo que es importante para ustedes y revisen los elementos de su sistema. Esto es esencial porque garantiza que sigan confiando en el sistema.
5. Realicen sus tareas. Deciden respecto de qué tarea pueden hacer algo en función del tiempo y la energía disponibles, así como de sus prioridades.