La mente organizada ofrece una explicación detallada del modo en que nuestro cerebro maneja los datos que le llegan, un proceso especialmente relevante en esta época de sobrecarga de información. También es una guía práctica para hacer frente a las múltiples decisiones que debemos tomar en la vida cotidiana. Al aprender estrategias bien pensadas que los ayudarán a organizar su vida, se convertirán en trabajadores más productivos y eficaces en cualquier tarea.
¿Qué beneficio ofrece? ¡Aprendan a organizar su vida!
Imaginen su cerebro como una casa, no una casa nueva y limpia, sino una casa vieja y destartalada que fue renovada una y otra vez. Como una gran casa, como una gran casa, su cerebro está lleno de información, recuerdos, planes, ideas, etc. Pero, por desgracia, esa información no está bien archivada. Para ayudarnos a sobrevivir, el cerebro humano ha desarrollado complejos sistemas y procesos para priorizar, almacenar y recuperar toda la información con la cual nos encontramos. A veces estos sistemas se estropean. Cuando esto ocurre, la casa se vuelve inhabitable.
Ni siquiera pasaría una inspección de seguridad. Pero, obviamente, no pueden salir de su cerebro. En cambio, pierden las llaves. Se olvidan de lo que iban a decir justo en medio de una frase. Y son menos productivos, porque no pueden mantener sus prioridades. Sus sueños y esperanzas, todo lo que han planeado, son imposibles con una mente desorganizada.
Pero, ¿a qué se debe esto? La respuesta está en esa vieja casa destartalada. Tienen que saber cómo se construyó cada piso, es decir, qué muros son de carga, dónde están las tuberías de agua, etc. Si quieren, por ejemplo, añadir un sistema de calefacción central o construir un nuevo patio. La mente organizada les explica cómo se construyó la casa para que puedan hacerse cargo de la información esencial en su cerebro.
El cerebro solo puede concentrarse en un número limitado de estímulos a la vez.
El cerebro procesa y organiza la información a través de varios sistemas. Uno de ellos es el sistema atencional, que determina la forma en que el cerebro maneja y organiza la información, es decir, cualquier cosa a la cual el cerebro le preste atención. En la vieja y destartalada casa que es su cerebro, el sistema atencional es uno de los pilares que mantienen todo unido.
A lo largo de miles de años, la evolución desarrolló un sistema más sofisticado que puede resumirse en una pequeña frase. Nuestro cerebro evolucionó para concentrarse en una cosa a la vez. Esa cosa siempre fue lo más importante. Imagínense a nuestros antepasados, hace decenas de miles de años, cuando salían de cacería. Se escondían tras un arbusto, aferrados a sus lanzas. Era una cuestión de vida o muerte para ellos poder dejar de lado cualquier posible distracción y centrar cada milímetro de su atención en el mamut peludo o lo que fuera que estuviera cazando.
Solo las cosas más importantes, como un depredador que se acercaba, interrumpían sus pensamientos y captaban su atención. Hoy en día, sometemos nuestro sistema atencional al estrés porque el cerebro no está preparado para hacer frente a la avalancha de nuevos hechos y visiones que enfrentamos cada día. En la actualidad, estamos todo el tiempo tratando de hacer varias cosas a la vez, conducir un coche, escuchar la radio, pensar en una próxima reunión de negocios. No es raro que todas estas cosas sucedan simultáneamente. Este es el mensaje clave. El cerebro solo puede concentrarse en un número limitado de estímulos a la vez.
Podemos notar que nuestro cerebro es mejor para centrarse en menos cosas si observamos que está más interesado en los cambios que en las constantes. Es fácil demostrar lo que esto significa en la vida real. Imaginen que están conduciendo y, de repente, notan que la carretera está llena de baches. Lo loco es que, unos momentos antes, no estaban pensando en forma consciente en lo plana y lisa que era la calle. Esa información no es útil. Sí es útil fijarse en la calle y prestarle atención cuando, de repente, está llena de baches.
Podrían estar en peligro. La carretera podría ser traicionera o podrían haber reventado un neumático. La cuestión es que el cerebro se fija en la carretera llena de baches porque es diferente y peligrosa y no se fija en la inofensiva carretera llana porque es lo esperado e inofensivo. De nuevo, el cerebro se centra en lo más importante.
Estamos rodeados de muchísima información y, como resultado de ello, nos vemos obligados a tomar más y más decisiones.
Las decisiones forman parte de la vida cotidiana. ¿Debemos optar por el plan de Internet más económico o pagar más y obtener datos ilimitados? ¿Debemos responder este correo electrónico ahora o leer primero estos textos?
Hoy en día nos enfrentamos a decisiones como estas prácticamente todo el tiempo. Este es el mensaje clave. Estamos rodeados de muchísima información y, por ende, nos vemos obligados a tomar más y más decisiones. Entonces, ¿cómo puede nuestro cerebro hacer frente a este flujo incesante de decisiones que hay que tomar cuando originalmente evolucionó para procesar una idea a la vez? Es sencillo. Podemos gestionar la avalancha de información si centramos nuestra atención.
Pero, ¿cómo exactamente? Como aprendimos en el resumen anterior, de manera instintiva nuestro cerebro se concentra en la información más importante. He aquí un ejemplo. Supongamos que están en una calle muy transitada y su perra, Fifi, se suelta de la correa. Mientras la buscan desesperadamente, su cerebro hace desaparecer en forma automática todos los detalles innecesarios, la gente, los automóviles, los edificios y los autobuses, y solo se enfoca en las cosas que tienen más o menos el mismo tamaño y color que su perra. Así que, a menos que haya muchas otras cosas en esa calle que les lleguen a la altura de las rodillas, sean peludas y marrones, la capacidad de su cerebro para centrarse en lo más importante les facilita encontrar a su querida Fifi.
Así que, como pueden ver, su cerebro prioriza y se concentra al instante y, esto es clave, no intenta analizar toda la información de la calle. Pero cuando trabajan contra el cerebro, cuando lo bombardean con información y decisiones, cuando viven cambiando su atención entre diferentes tareas, su cerebro se desploma y falla, y eso tiene un precio. ¿Recuerdan el primer punto del libro? Su cerebro es más eficaz cuando puede concentrarse en unas pocas cosas. Este proceso automático de reducir nuestra atención a lo que es necesario debería reflejarse también en nuestra toma de decisiones. En otras palabras, no deberían dedicar demasiado tiempo a las decisiones cotidianas menos importantes.
En cambio, deberían encontrar atajos y formas de simplificar su toma de decisiones. He aquí un ejemplo. Un tipo de decisión difícil es la de gastar dinero en cosas que pueden hacer su vida más fácil. Una buena forma de analizar estas decisiones es pensar en el valor monetario de su propio tiempo, porque les permite compararlo con el beneficio que promete el producto o servicio.
Digamos que están pensando en contratar a alguien para que limpie su casa en lugar de hacerlo ustedes mismos. Pregúntese, ¿estarían dispuestos a pagar $50 por dos horas extra de tiempo libre? Si la respuesta es afirmativa, háganlo. No tienen que pasar horas tratando de tomar esta decisión.
Encuentren un lugar designado para cada objeto.
El taxi está parado afuera. Será difícil llegar al vuelo a tiempo. El itinerario ya está hecho. Tienen suficiente dinero en efectivo. Metieron en la maleta su camiseta favorita. Su pareja y sus hijos están cargando las maletas. Hacen una rápida comprobación para asegurarse de que tienen los pasaportes y… ¡Oh, maldición! ¿Dónde están mis llaves? Estaban en el bolsillo de mis pantalones.
Las llaves, los anteojos, el teléfono, su bolígrafo favorito… Es tan frustrante que los objetos que necesitamos tener siempre a mano sean también los que parecen perderse más a menudo. Pero esto no tiene ningún misterio. Perdemos estos objetos simplemente porque los llevamos con nosotros. En cambio, rara vez perdemos los objetos que sólo usamos en un mismo lugar, como un cepillo de dientes. La buena noticia es que hay una solución clara y obvia. Este es el mensaje clave.
Encuentren un lugar designado para cada objeto. Sólo tienen que establecer lugares designados para las cosas que llevan con ustedes. Un cuenco junto a la puerta para las llaves, un cajón concreto en su escritorio para los anteojos o, por supuesto, pueden comprar duplicados. Así es como llegamos a extraviar y olvidar ciertas cosas. Pero no hemos hablado de por qué nuestros cerebros se despistan y fallan de esta manera. De hecho, hay una parte especial de nuestro cerebro dedicada a recordar la ubicación de las cosas.
Se llama hipocampo y era crucial para nuestros ancestros. Ellos necesitaban saber dónde había un pozo de agua, por ejemplo, o las zonas por las que solían merodear los animales peligrosos. Para saber más sobre nuestros hipocampos, los investigadores estudiaron los cerebros de los taxistas de Londres, quienes deben memorizar el plano de las calles de la ciudad. Ellos necesitan recordar muchos lugares con lujo de detalles y, efectivamente, las pruebas revelaron que los hipocampos de los conductores eran más grandes que los de otras personas con un nivel de educación y una edad similares. Por muy potente que parezca, el hipocampo sólo puede proporcionarnos información sobre objetos que tienen una ubicación fija. Eso está bien para un taxista, que intenta recordar dónde se encuentra el Museo de Historia Natural, pero es un problema para nosotros cuando tratamos de acordarnos dónde dejamos las llaves.
Organicen sus ideas fuera de su cabeza.
Hasta ahora, hemos visto algunos de los sistemas de la vieja y destartalada casa que es el cerebro y cómo influyen sobre nuestra memoria y nuestro enfoque. Aquí es donde viene la parte realmente importante, porque ahora hablaremos de lo que pueden hacer para que su cerebro sea lo más eficaz posible. Por ejemplo, digamos que les han asignado un proyecto en el trabajo y empiezan a surgirles muchas ideas y pensamientos sobre cómo empezarlo y todo eso está flotando dentro de su cabeza.
¿Cuál es la mejor manera de afrontar esta situación? Básicamente, se trata una vez más del sistema atencional. Nuestro cerebro ha evolucionado para concentrarse en unas pocas cosas a la vez. Mantener tanta información dentro del cerebro es algo abrumador. El mensaje clave es, organicen sus ideas fuera de su cabeza. Esto podría sonar bastante abstracto, pero hay una forma sencilla de entenderlo.
Anótenlas. Las clásicas tarjetas de memoria son una forma fácil y eficaz de anotar y organizar sus ideas en cuanto se les ocurren. Por ejemplo, pueden estar en el autobús y recordar de repente que todavía tienen que comprar un regalo de cumpleaños para su abuela. Podrían pasarse el resto del día recordándoselo en forma continua o gastando energía preocupándose por si se olvidan. Pero, ¿por qué pasar por todo eso? Basta con que lo escriban y ya no tendrán que cargar con el peso de intentar acordarse de ese detalle todo el día.
Por otro lado, si se les ocurre algo que podrían hacer de inmediato, como llamar a su abuela para felicitarla por su cumpleaños, no lo piensen más y háganlo ya. Pueden pensar en esto en términos de la regla de los dos minutos. Si completar la tarea les llevaría más de dos minutos, anótenla. De lo contrario, háganla de inmediato. Otra forma eficaz de aligerar su carga mental es organizar sus pensamientos escritos en categorías. Por ejemplo, digamos que ven un objeto volador con plumas.
Su cerebro lo reconoce rápidamente como parte de la categoría pájaro. Puede ser un halcón o un águila, pero a nuestro cerebro le resulta más fácil situarlo en esta categoría más amplia que identificarlo en forma específica. Lo mismo ocurre con las tarjetas de memoria o con su aplicación favorita para tomar notas en el teléfono. De vez en cuando, junten sus notas y clasifíquenlas en diferentes categorías, como vida personal, trabajo o niños. Así podrán mantener sus pensamientos e ideas organizados y accesibles.
Los cajones de porquerías para artículos variados son muy útiles: utilícenlos todos los días.
Hemos visto que crear categorías es esencial para organizar nuestros pensamientos y nuestra vida, pero ¿qué deberíamos hacer con los objetos e ideas que no parecen pertenecer a ninguna categoría? Necesitamos crear una nueva categoría.
Pensar en ellos como cajones de porquerías. Este es el mensaje clave. Los cajones de porquerías para artículos variados son muy útiles. ¡Utilícenlos todos los días! Al cerebro humano le encanta categorizar, y esto se puede ver en la forma en que organizamos nuestros espacios vitales. En nuestras casas suele haber al menos un lugar donde van a parar ciertos objetos aleatorios, como lamparitas sin usar, clips para papel o productos para la limpieza del automóvil.
¿Por qué? Porque no tendría sentido tener un cajón especial sólo para las lamparitas si sólo tienen unas pocas. Combinarlas con otros objetos de repuesto implica un uso mucho más eficiente del espacio. Incluso podrían utilizar un cajón de porquerías en el trabajo, una carpeta de artículos variados, tal vez con documentos que no pertenecen a ninguna otra carpeta, pero que también son demasiado importantes para tirarlos. Simplemente recuerden que los cajones de porquerías sólo funcionan si se revisan de vez en cuando. Esto no sólo los ayudará a controlar lo que hay allí dentro, sino que también es una oportunidad para limpiarlos.
Así que, si están acomodando cosas que todavía no han necesitado usar, es poco probable que las necesiten en el futuro. Entonces, ¡tírenlas! Y si ven que ciertos objetos en particular se han multiplicado dentro del cajón, quizás sea el momento de darle su propio espacio en otro lugar. Por ejemplo, ¡una caja de lamparitas!
También pueden llegar a descubrir que es posible trasladar los objetos de los cajones de porquerías a otros sitios más adelante. Por ejemplo, digamos que han desarrollado el hobby de crear un álbum de recortes. Si revisan su cajón de porquerías, probablemente encontrarán objetos que se podrían guardar en el cajón destinado a ese pasatiempo, esas tijeras de más, quizás, o la cinta adhesiva de doble cara.
Reserven un tiempo para reponer fuerzas para poder aumentar su productividad más adelante.
Anotar las cosas, clasificarlas, guardarlas en los cajones de porquerías son algunas formas de hacer lo que realmente le gusta al cerebro, reducir la cantidad de cosas en las que está trabajando en un momento dado. Pero hay otras cosas que el cerebro también ama y necesita, en realidad, para mantenerse en forma. Hablemos de una de ellas, sin duda la más importante.
Nos referimos, por supuesto, al sueño. Todo el mundo sabe que somos mucho más productivos después de descansar bien de noche y, sin embargo, a menudo nos sentimos tentados a quedarnos despiertos hasta la una o dos de la madrugada para responder unos cuantos correos más o ver sólo un episodio más de nuestra serie favorita. Esto es un error. Durante el sueño es cuando se produce el cuidado y mantenimiento de la gran casa destartalada. Aunque no sean conscientes, es el momento en que su casa coloca parches sobre su propio tejado, aplica una nueva capa de pintura y traslada las cajas al garage. Mientras dormimos, nuestro cerebro trabaja arduamente, procesando la nueva información del día e integrándola a los conocimientos que ya tenemos.
Los recuerdos, los problemas y las ideas suelen aparecer en nuestros sueños y, en parte, por eso es más probable que resolvamos un problema después de consultarlo con la almohada. El mensaje clave es, reserven un tiempo para reponer fuerzas para poder aumentar su productividad más adelante. Este fenómeno es respaldado por una investigación que descubrió que los estudiantes que trabajan en un problema obtienen mejores resultados después de una noche de sueño que cuando trabajan en él durante la misma cantidad de tiempo de vigilia. De hecho, la investigación muestra que es dos veces más probable que se resuelva un problema después de haber dormido. En otras palabras, es mucho mejor irse a dormir y volver a empezar por la mañana que tomarse una bebida energética e intentar resolver ese problema estadístico u ocuparse de otros 10 correos electrónicos antes de la medianoche. Y a propósito del descanso, muchas empresas, como Microsoft, donde los empleados utilizan un spa dentro de las instalaciones, se han dado cuenta de que la productividad de los empleados aumenta cuando se les anima a recargar las pilas.
En Ernst & Young, 10 horas extra de vacaciones aumentaron la productividad en un 8%. Una vez más, todo tiene que ver con la casa, es decir, el cerebro como una casa. Denle un poco de cariño, trátenlo bien, remiéndenlo de vez en cuando y podrá soportar todo lo que venga.
Resumen final
El cerebro ha evolucionado para manejar solo unas pocas cosas a la vez, así que sean amables con él. Eso significa que deben dormir más, anotar las cosas y no bombardear su cerebro con más cosas de las que puede manejar. Sigan este principio y su cerebro estará libre para resolver los problemas que se le presenten. Vamos a darle la última palabra al autor, Daniel Levitin, que habla con nuestra propia Kaitlyn Schiller en nuestro podcast Simplify.
Levitin responde la siguiente pregunta. ¿Cuál es la única cosa que deberíamos hacer por nuestra mente? Levitin, ¡qué gran pregunta! Muy provocativa. Creo que cuidarla sería la respuesta general, y eso incluye, por ejemplo, asegurarse de llevar una alimentación con suficientes proteínas como para ayudar a las neuronas a regenerarse, a funcionar adecuadamente. No regenerarse, no es la palabra que quería decir, sino funcionar adecuadamente y a realizar sus labores celulares.
Kaitlyn, ¡qué frase maravillosa! Levitin, hacer ejercicio, oxigenar el cerebro es bueno, lo hagas como lo hagas, siempre que no oxigenes tanto que termines desmayándote y golpeándote la cabeza. Un sueño reparador. Y a medida que envejecemos, creo que una de las cosas que podemos hacer por nuestro cerebro y que está subestimada es tratar de evitar la autocomplacencia. Buscar lo novedoso, ir tras lo nuevo, esa es la forma de mantenerse joven.