Haz Menoz, Vive Más: ¿Qué Haría Usted Con Una Hora Mas Cada Día? (Less Doing, More Living – 2014) los guiará por nueve pasos fundamentales en el camino de la eficiencia. En estos resúmenes, el autor comparte sus herramientas y técnicas favoritas para optimizar, automatizar o subcontratar todos los engorrosos quehaceres de su lista, lo que les dará tiempo para lo más importante en su vida.
¿Qué beneficio ofrece? Aprendan a tener más tiempo libre para ustedes mismos volviéndose supereficientes.
Todos quisiéramos tener más tiempo para dedicarlo a lo que nos encanta hacer.
Desde pasar más tiempo con nuestra familia, hasta trabajar en nuestros pasatiempos. Pero, por mucho que queramos, parece que el tiempo nunca nos alcanza. Aquí es donde entran en juego estos resúmenes. En ellos, les mostraremos cómo encontrar tiempo en su horario y espacio en el cerebro para dedicar la mayor parte del tiempo a hacer lo que quieran.
Basaremos estos consejos en tres objetivos centrales. Optimizar, Automatizar y Subcontratar. Poniendo atención a cada uno de ellos, desatarán olas de eficiencia en todo lo que hacen. Desde organizar las finanzas hasta preservar la salud.
Revisen lo que hacen en su vida para saber en qué actividades pueden empezar a ahorrar tiempo.
¿Conocen la Regla del 80-20? Si no la conocen, aquí la repasamos. La Regla del 80-20 establece que el 80% de lo que hacen es el resultado solo del 20% de su tiempo y energía.
Y esta regla se aplica a casi todo lo que hacen, incluidos los estudios, el trabajo y las rutinas de ejercicio. Como indica la regla, deben dedicar la mayor parte de su atención a ese 20% esencial. Pero, ¿cómo determinan en qué 20% del tiempo y las tareas deben centrarse? Tienen que empezar a realizar un seguimiento de sus actividades. Al realizar un seguimiento de su trabajo y su tiempo, tendrán una buena idea sobre en qué lo invierten bien y en qué no. Pues, parece perfecto.
Pero, ¿quién tiene tiempo para cumplir con su ajetreado horario y a la vez evaluarlo? Por fortuna, algunos recursos pueden facilitar mucho el registro de seguimiento del tiempo. En primer lugar, tenemos Rescue Time. Es un programa que controla lo que hacen todo el día en la computadora. Si lo usan, podrán identificar los sitios web y las aplicaciones que les quitan el tiempo a lo largo del día. Rescue Time les ayudará a bloquear el acceso a ellos.
Problema resuelto. Rescue Time es un medio muy eficaz para revisar la productividad. Pero, ¿y si también quieren vigilar la salud? Una excelente manera de hacerlo es volver a lo esencial con un diario de papel a la vieja usanza. Anoten en el diario todo lo que comen durante el día. Además de eso, consigan un podómetro u otro reloj inteligente para contar todos los pasos que dan y hagan el esfuerzo de pesarse todos los días.
Puede parecer mucho trabajo, pero mientras más registren a diario sobre su salud, más rápido podrán mejorarla. Una vez que tengan su vida bajo control y sepan en qué están invirtiendo el tiempo sabiamente y en qué lo están perdiendo, es hora de optimizarla. Pero, ¿cómo lo hacen? ¿Cómo crean una rutina diaria que funcione? Pues, deben pensar en ella como una optimización de procesos. Si buscan un modelo para seguir, observen a IKEA.
Cada producto de IKEA, desde una mesita de café hasta una lámpara geométrica, viene con un manual optimizado de instrucciones de armado. Las instrucciones se han reducido a su esencia. Unos cuantos pasos fáciles de seguir sin necesidad de texto explicativo. Enfoquen su vida como IKEA optimiza sus manuales. Independientemente de la tarea, desde redactar correos electrónicos hasta organizar reuniones, deben minimizar las complicaciones y seguir el menor número de pasos posible.
Creen un cerebro externo para ahorrar espacio valioso en el propio.
A todos nos gusta realizar múltiples tareas con una memoria brillante, pero es algo difícil. De hecho, la mayoría no tenemos suficiente espacio en la mente para organizar toda la información que debemos recordar. Lo que todos necesitamos es un cerebro extra.
Pero es imposible, ¿verdad? ¡No! No es imposible en absoluto. Todo el mundo puede disponer de un cerebro extra. Han aparecido varias herramientas nuevas para ayudarnos a recordar todas las fechas y demás datos que debemos tener en cuenta. Evernote, por ejemplo, es una aplicación para hacer toda clase de apuntes, notas, pinturas, dibujos o información de Internet.
Además, es gratuita y no tiene límite de almacenamiento. Hasta ahora, el autor tiene unas 4,000 notas en su Evernote. Pueden pensar en la aplicación simplemente como una copia de respaldo del cerebro. Los neurocientíficos han mostrado incluso que Evernote organiza la información de modo muy parecido a como lo hace el cerebro humano, asociando los pensamientos semejantes en complejas redes interconectadas. Otra táctica para mantenerse al tanto de todas sus tareas es encontrando un asistente virtual personal. Hoy pueden contratar a una o más personas y delegarles tareas en línea.
En general, hay dos clases de asistentes virtuales, a pedido y especializados. Un servicio de asistente a pedido consta de un conjunto de asistentes. Supongamos que tienen un trabajo pendiente, como revisar un documento o mejorar una presentación de PowerPoint. Cualquier persona del conjunto que esté desocupada lo puede hacer. Por $25 dólares al mes, una empresa llamada Fancy Hands les permite obtener asistencia para un máximo de cinco tareas. Por $95 dólares, pueden solicitar asistencia para un número ilimitado de tareas al mes.
Por su parte, los asistentes especializados hacen personalmente todas las tareas. Esto implica que la relación es más estrecha, llegarán a conocerse y, con el tiempo, se ocuparán de tareas más difíciles. Por sólo unos $200 dólares mensuales, ChatterBus les asigna un asistente especializado durante varias horas al mes. ¿Por qué no les echan un vistazo y empiezan a ahorrarse tiempo y espacio mental?
Personalicen para ahorrar tiempo… ¡Y dinero!
Supongamos que tienen una gran idea para la estantería de dormitorio que mejor se adapta a sus necesidades. Saben que tendrán que hacerla ustedes mismos, lo que supone comprar los materiales, pedir herramientas prestadas y dedicar horas a la preparación y limpieza. Parece un proyecto enorme.
¿Desean que existiera una manera más fácil y menos costosa de realizarlo? Pues la hay. La impresión 3D. Esta innovación les permite crear productos personalizados de su propia invención. Un ejemplo es Shapeways. Es un sitio en el que ustedes pueden subir un modelo para impresión 3D y Shapeways se encarga de imprimirlo.
Por ejemplo, cuando el autor quería crear un soporte personalizado para fijar su Mac Mini a la pared, hizo un simple bosquejo de la idea y, por medio de la plataforma de subcontratación en línea Fiverr, encontró a alguien que hizo un modelo 3D del soporte. Maisel envió el modelo a Shapeways y, una semana después, el soporte terminado lo esperaba en su buzón. Si esto les parece un éxito rotundo, todavía hay más. A través de la plataforma de comercio electrónico de Shapeways, Maisel vendió su soporte para Mac Mini. Ganó $400 vendiendo seis piezas. Pero eso no es todo.
La personalización no solo les ahorra dinero y genera ganancias, sino que les deja más tiempo libre. Otro sitio para tener en cuenta es Vitamins on Demand. Es un servicio que consigue todos los medicamentos y complementos que necesitan y los organiza en paquetes separados para cada día. Significa que pueden dejar de llevar en la maleta de vacaciones los frascos de píldoras y no tener que preocuparse por llevar todas las que deben tomar. Lejos de eso, solo tomen el número de paquetes que necesitan y salgan de vacaciones. ¿Quieren otro ejemplo?
Piensen en lo difícil que es dar con un traje que les quede a la medida. Si quieren reducir a la mitad el tiempo que les lleva la búsqueda, suscríbanse a Indochino. Esta empresa produce trajes a medida. Los guía en el proceso de medición para que puedan usar las medidas una y otra vez para conseguir trajes que les queden perfectamente.
Tomen las riendas de su semana laboral.
Cuando Tim Ferriss publicó el éxito de ventas, La semana laboral de cuatro horas, todo el mundo sabía que el título era exagerado. No se puede ni escribir un libro si se trabaja solo cuatro horas a la semana. Aún así, La semana laboral de cuatro horas plantea algo importante.
Tienen que hacer propia su semana laboral y decidir qué hacer y cuándo. El primer paso para ser dueño de su semana laboral es determinar en qué horas del día tienen mejor rendimiento. Saber esto los volverá automáticamente más eficientes. Hay quienes prefieren trabajar de noche, mientras que otros rinden más por la mañana. A algunos les gusta trabajar un poco cada día y a otros comprimir muchas tareas en lapsos más breves. Todo el mundo trabaja distinto, así que determinan qué les resulta más cómodo y procuren trabajar en esos momentos.
También es importante identificar lo que disminuye su ritmo de trabajo. A menudo se trata de factores externos, como un proveedor que siempre se retrasa o clientes indecisos, por ejemplo. En tales casos, la solución es reducir el tiempo de interacción con los clientes. Reducir el tiempo de interacción con clientes externos hará más eficientes tanto sus jornadas como las de ellos. Quizás ellos se lo agradezcan después. Hay otra parte de la jornada que les quita tiempo.
Programar reuniones. El procedimiento normal para organizar una reunión les lleva, en promedio, el intercambio de siete correos electrónicos. Desde luego, son demasiados. Por suerte, aplicaciones como Calendly pueden ayudarles a automatizar al instante la programación de reuniones. La aplicación les permite hacer público su calendario, de manera que ustedes y sus colaboradores identifiquen horas de reunión que les convengan a todos los participantes. Fácil y eficiente.
Los recados se van sumando, así que ¡elimínenlos!
Si supieran cuánto tiempo dedican a hacer recados cada mes, se asustarían. Pero rara vez pensamos de esa forma en los recados. Una ida a la tienda de la esquina por papel higiénico o jabón para los platos no es gran cosa, ¿verdad?
Pero estos recados se van sumando y pueden llevarse una enorme parte de su jornada. De manera que, si quieren más productividad, ¡eliminen los recados! ¿Cómo empezar? Una excelente manera es suscribirse a un servicio de entrega a domicilio. El servicio Subscribe and Save de Amazon, por ejemplo, entrega a domicilio, con intervalos regulares, artículos de primera necesidad como papel higiénico, maquinillas de afeitar, champú y detergente para ropa. Supongamos que ustedes consumen dos tubos de pasta de dientes al mes.
Programen, entonces, que les entreguen los dos tubos a fin de mes y nunca vuelvan a perder el tiempo comprando pasta de dientes. Aunque los principales artículos de primera necesidad en que pensamos son papel higiénico y pasta de dientes, hay muchos otros que se pueden pedir a domicilio. Por ejemplo, yo pedí a Subscribe and Save que me envíen pilas de 9 voltios cada 6 meses y así me aseguro de que mis detectores de humo siempre funcionen. Sin embargo, hay otros recados que no se pueden automatizar. Son los que nos toman por sorpresa, los que nos obligan a ir corriendo por ellos antes de que sea tarde. Pues, gracias a la subcontratación, tampoco tienen que perder tiempo en ellos.
TaskRabbit ofrece un buen servicio de subcontratación en línea para esas pequeñas tareas imprevisibles. Una salida para comprar comestibles, por ejemplo, o para reparar la computadora o el auto. El siguiente es un ejemplo de cómo el autor usó este servicio. Su sobrino, que vive en Los Ángeles, quería un tobogán para su segundo cumpleaños. Como Maisel vive en Nueva York, acudió a TaskRabbit, que contrató a una persona en Los Ángeles para comprar el tobogán en Ikea de Long Beach, llevarlo a casa de los padres del sobrino y ensamblarlo. Fue un regalo en verdad inolvidable.
Manejen las finanzas con las herramientas más recientes.
En el primer resumen, aprendimos el valor de controlar factores como el tiempo y los hábitos alimentarios. Sin embargo, no siempre es útil dedicar mucho tiempo a realizar un seguimiento de todo. Por ejemplo, tratar de realizar un seguimiento de sus finanzas a menudo puede ocasionarles tensión y estrés.
Realizar un seguimiento sobre en qué y dónde gastan el dinero es un reto, sobre todo si tienen varias cuentas bancarias y tarjetas de crédito, además de préstamos, hipotecas e inversiones. Así que aprovechen algunas herramientas nuevas y recorten el tiempo que dedican a angustiarse por su presupuesto. Truebill es una excelente herramienta para organizar las finanzas y realizar un seguimiento de su salud financiera. Simplemente proporcionen a Truebill sus datos e inicios de sesión de cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito y recibirán un aviso si un saldo es muy bajo o si una cuenta registra un depósito o retiro importante, además de asegurarse de que les paguen. Truebill también puede brindarles un resumen integral y detallado de sus finanzas que les permitirá ver cómo gastan su dinero e invierten su tiempo. La empresa incluso puede usar sus patrones de gasto previos para sugerirles presupuestos.
Otra reciente herramienta innovadora que les ayuda a dejar de estresarse y empezar a ahorrar es Billshark. Billshark solo solicita algunos datos personales, como información de su cuenta de cheques, sus hábitos de conducción, con qué frecuencia usan el teléfono celular y cuánto gastan en otros servicios, como transmisión de películas y suscripciones a revistas. Con esta información, Billshark elabora alternativas rentables y calcula el ahorro que podrían lograr en el lapso de dos años. No se sorprendan si se enteran de que podrían ahorrar más de lo que pensaban. Cuando el autor recurrió a Billshark por primera vez, se dio cuenta de que podía ahorrar alrededor de $14,000 dólares en dos años.
Pónganse límites y mejoren su calidad de vida.
A todos nos ha pasado. Un escritorio repleto de montones de papeles, una habitación que solo se puede atravesar por un estrecho pasadizo en medio de un caos de cosas. Y rodeados de ese caos, nunca pueden encontrar a tiempo lo que necesitan.
Pero no hay necesidad de semejante dolor de cabeza. Pueden resolverlo estableciéndose límites. Empiecen por fijar un límite máximo. Esto les ayudará a localizar y mantenerse al tanto de sus pertenencias. Tomemos por ejemplo el montón de equipos electrónicos del autor, que en otra época ocupaban un armario entero. Con el tiempo, el armario llegó a estar abarrotado y encontrar determinado cable o aparato suponía sacar todo el desbarajuste y tirarlo en el piso.
Comprendió que esto se había salido de control y decidió resolver el problema. Se despidió de sus aparatos electrónicos y vendió la mayoría de ellos por eBay. Lo que le quedó entró en una caja y decidió que este sería su límite máximo. Si compra un aparato nuevo, debe deshacerse de uno viejo.
Así su reserva es manejable y ordenada y siempre encuentra lo que busca. Así como pueden establecer límites máximos para controlar las cosas en las que quizás estén excediendo, también pueden fijar un límite mínimo para cerciorarse de hacer más de aquello que mejora su calidad de vida, como ejercitar el cuerpo, meditar y viajar. Por ejemplo, el autor se fijó los límites mínimos de un viaje al mes, 50 kilómetros de carrera por semana y cocinar en casa tres días a la semana. Fíjense límites mínimos para el tiempo libre a fin de garantizar que el trabajo u otras tareas menos importantes no siempre acapar en su tiempo.
Agrupen las tareas para mantenerse concentrados.
¿Alguna vez han tenido la frustrante experiencia de que, precisamente cuando apenas empezaban a hacer algo, los interrumpió y los distrajo un mensaje de texto o un correo electrónico? Eso arruina su concentración y los deja demasiado molestos para comenzar. Pues hay una manera de evitar que se desconcentren así.
Se llama agrupación del trabajo en lotes. En vez de realizar las tareas una por una según se presentan, las que son parecidas se agrupan en lotes y se realizan juntas. Así es más fácil concentrarse en lo que están haciendo en el momento. Hay quienes usan esta técnica decidiendo que responderán correos electrónicos solo durante los primeros 10 minutos de cada hora en vez de hacerlo a medida que los reciben. Otro ejemplo sería pagar todas las cuentas de la semana los viernes en vez de hacerlo a medida que llegan. Desde luego, una vez que empiecen a agrupar el trabajo, sabrán exactamente cuánto tiempo lleva cada lote.
Tomen nota cuando parezcan tardar más de lo que deberían, pues esto quizá indique la necesidad de optimizar el método. Si notan que necesitan recortar el trabajo administrativo, una excelente manera de empezar es deshaciéndose del papeleo innecesario. Desde luego, se habla mucho de vivir en una sociedad sin papeles, pero todos los días seguimos teniendo que lidiar con documentos engorrosos. Por suerte, hay algunas magníficas herramientas en línea que pueden ayudarnos a eliminar aún más el papeleo.
Si alguna vez tienen que enviar un documento por correo postal, Postal Methods puede ayudarles. Lo único que tienen que hacer es subir el documento. La empresa se encarga de imprimirlo, meterlo en un sobre con sellos y enviarlo al destinatario por correo postal. Esto les ahorra mucho tiempo y, como quiera que sea, a quien le gusta pasar la lengua por estampillas.
La salud es el mayor secreto de la productividad.
Es tan simple como esto. Dormir lo suficiente y comer saludable determina cuánta energía tendrán para hacer lo que quieran. Ni siquiera todas las aplicaciones de productividad del mundo pueden cambiar esta realidad.
Al privarse de sueño, el cuerpo empieza a producir una hormona que se llama grelina. La grelina aumenta el apetito y reduce los niveles de otra hormona, la leptina, que regula el metabolismo. Cuando nuestro metabolismo no funciona bien, es inevitable que nos cansemos. Si quieren mejorar la calidad del sueño, hay dos sencillos pasos que ayudarán. En primer lugar, tomen vitaminas D2 y D3 con el desayuno todos los días. En segundo lugar, eviten los aparatos que emitan luz azul, como televisores, tabletas y computadoras, durante una hora antes de acostarse.
Empezar a vivir de manera más saludable también es fácil. Quizás ustedes sepan incluso qué hacer. Basta con eliminar las grasas, ¿no? Pues no. Muchas personas siguen creyendo que las grasas son el enemigo. Pero el verdadero villano es el azúcar.
El cerebro no puede funcionar sin grasas. Mientras que el exceso de azúcar nos impide absorber las vitaminas A, D, E y K. Así que no pierdan más tiempo comiendo alimentos procesados y dulces. Empiecen a buscar opciones naturales y a aumentar la ingesta de las grasas buenas que están presentes en el aceite de oliva y el aguacate. Una vez que se hayan cerciorado de que duermen lo suficiente y comen bien, es momento de empezar a pensar en mover el cuerpo. Decir que están demasiado estresados para hacer ejercicio no es excusa.
Lo cierto es que el ejercicio reduce el estrés. Y descubrirán que un buen programa de acondicionamiento físico les permitirá hacer frente al día cada vez mejor. Elaboren su propio régimen de ejercicios con tres tipos de movimiento. Primero, debe haber un componente de fuerza y destreza, algo como la escalada en roca o el parkour.
Segundo, incluyan el entrenamiento de alta intensidad con intervalos, un breve intervalo de esfuerzo máximo seguido de un intervalo de descanso activo. Por último, deben realizar algún entrenamiento de movilidad, algo como el yoga o una buena sesión de estiramiento a la antigua.
Resumen final
El mensaje central de estos resúmenes es que, aunque la vida moderna parece ser estresante, hay maneras de simplificar las cosas y adueñarse del tiempo.
Con técnicas sencillas y herramientas y servicios nuevos e innovadores como guía, en un abrir y cerrar de ojos, ahorrarán tiempo para hacer lo que les gusta. Siempre recuerden optimizar, automatizar y subcontratar.